Innstillinger for avtalestatuser

Ny status: Oppretter en ny status. Det er også mulig å opprette en trestruktur bestående av flere statuser og understatuser: Når du velger Ny status ved siden av en eksisterende statustype, så er denne forhåndsutfylt som overordnet status. Men det er mulig å fjerne eller endre valget.

Rediger: Endrer en eksisterende status.

Slett: Sletter en status. Dersom det er oppføringer knyttet opp mot en status, må disse flyttes før statusen kan slettes. Antall oppføringer som er knyttet mot en status, vises her i listen.

Statuser kan også legges til via Excel import og eksport.

Det er mulig å sette opp Complete Control slik at alle inaktive personer, eiendeler og avtaler med en viss status slettes automatisk. Dette kan være nyttig for å oppfylle f.eks. GDPR-kravene.

Dette er tilleggsfunskjonalitet som bare er tilgjengelig for systemadministratorer. Din faste kontakt i House of Control AS forteller deg gjerne mer om denne utvidelsen.

Husk!
Oppføringene slettes fullstendig. De kan ikke gjenopprettes.
All relatert informasjon slettes. Dersom du sletter f.eks. en person, slettes personens navn også fra endringslogger.
Vi anbefaler på det sterkeste å bruke funksjonen varsomt.

Automatisk sletting: Huk av for Aktiver dersom alle oppføringer med denne statusen skal slettes automatisk fra Complete Control.

Utløses av: Her velger du hva som skal utløse slettingen:

• Dato endret til denne statusen: Slettingen utløses når statusen blir satt på oppføringen.

• Fra felt: Slettingen utløses av et visst felt. Etter at du har huket av her, velger du feltet under Velg felt (f.eks. Pensjonsdato for personer)

Utsett: Her velger du når oppføringen(e) slettes automatisk.

Eksempel!
Dersom du kombinerer 1 Måneder med Dato endret til denne statusen, så slettes alle oppføringer med denne statusen 1 måned etter at statusen er blitt satt.
Dersom du kombinerer 6 Måneder med Fra felt og Pensjonsdato, så slettes personer med denne statusen 6 måneder etter pensjonsdatoen.

Mottaker: Complete Control sender ut et varsel 3 uker før en oppføring blir slettet. Og her definerer du hvem som skal bli varslet (via bjella eller e-post dersom mottakeren ikke ser meldingen under bjella). Det kan være en spesifikk eller en varierende person (avhengig av det som står i et felt). Klikk på Legg til for å legge til flere mottakere. På denne måten kan du f.eks. sende varslinger til både den ansvarlige ansatte (Fra feltAnsvarlig ansatt) og systemadministratoren for CC5 (Spesifikk person).

Husk!
Det kan forekomme at sluttbrukerne setter statusen etter disse 3 ukene. Dette er f.eks. tilfelle dersom slettingen utløses av et felt og ikke av datoen når statusen ble satt. I dette tilfelle blir mottakerne varslet omgående.
Her et eksempel:  Du har en status som heter "Sletting etter pensjonering" og du vil slette alle ansatte 6 måneder etter pensjoneringen. I dette tilfelle utløser altså Pensjonsdatoen slettingen, og under Utsett står det 6 Måneder. Dersom brukeren setter statusen "Sletting etter pensjonering" først 5 måneder og 2 uker etter pensjoneringen, er det bare 2 uker igjen før personen blir slettet. I dette tilfelle sendes varslet ut med en gang.

Du skal i dette eksemplet opprette en ny personstatus "Skal slettes". Personer som får denne statusen, skal slettes automatisk etter 6 måneder. Systemadministratoren og den ansvarlige ansatte skal bli varslet 3 uker før slettingen.

Framgangsmåten er den samme for avtaler og eiendeler. Bare at statusen settes i systeminnstillingene for avtaler/eiendeler.

1. Gå til Systeminnstillinger - Personer - Statuser.

2. Under Inaktiv oppretter du en Ny status "Slett automatisk" og lagrer den.
   Husk! Det er viktig at statusen forteller sluttbrukeren tydelig at den utelukkende skal brukes for automatisk sletting.

3. Åpne statusen på nytt. Under Automatisk sletting, huk av for Aktiver.

4. Huk av for Dato endret til denne statusen.

5. Under Utsett, velg 6 Måneder.

6. Under Mottaker, velg Fra felt. Du kan nå velge Ansvarlig ansatt i listen ved siden av.

7. Klikk på Legg til for å legge til en ny mottaker: Velg Spesifikk person i Mottaker-listen, og velg så deg selv eller en annen systemadministrator.
   

8. Klikk på Lagre.

Statusen er gyldig med en gang og kan brukes omgående av alle brukere som kan sette statuser. 3 uker før slettingen varsles mottakerne, og oppføringene vises i hendelseslisten (under bjeller i topmenyen).

Varslingsmottakerne får et varsel 3 uker før oppføringen blir slettet. Kortere varslingsintervaller er mulig dersom statusen blir satt for sent (f. eks. 3 uker etter pensjonering for personer som skal slettes 4 uker etter pensjonsdato).

Bjelle

Under bjella finner du både planlagte og gjennomførte slettinger.

E-postvarsel

Dersom mottakeren ikke ser varslingen under bjella, sender Complete Control en e-post.

Hendelsesliste

Varslinger vises også med et eget ikon i hendelseslisten (under bjeller i topmenyen).